2 отговори
експерт Miglena Trifonova
отговори на въпрос
на 30 Май. 2012
§1, т.10 от Допълнителните разпоредби на Закона за счетоводството, дава легално определение за „инвентаризация” - . "Инвентаризация" е процесът на подготовка и фактическа проверка чрез различни способи на натуралните и стойностните параметри на активите и пасивите на предприятието към точно определена дата, съпоставяне на получените резултати със счетоводните данни и установяване на евентуални разлики.
Балансът на предриятието отразява имущественото и финансовото състояние на предприятието към определена дата. Целта на инвентаризацията е да провери дали отразеното в счетоводството съотвества на фактичестото имуществено и финансово състояние.
След като се установи фактичестото положение, то се сравнява със счетоводните данни и се установява:
• Има ли несъотвествия;
• На какви причини се дължат;
• Трябва ли да се търси имуществена и дисциплинарна отговорнос ти от кого;
• Следва ли да се набележат мерки за по-добро съхраняване и отчитане на имуществото;
• Трябва ли да се извърши промяна в процедурите и документите, чрез които в счетоводството се отчитат активите и пасивите;
Балансът на предриятието отразява имущественото и финансовото състояние на предприятието към определена дата. Целта на инвентаризацията е да провери дали отразеното в счетоводството съотвества на фактичестото имуществено и финансово състояние.
След като се установи фактичестото положение, то се сравнява със счетоводните данни и се установява:
• Има ли несъотвествия;
• На какви причини се дължат;
• Трябва ли да се търси имуществена и дисциплинарна отговорнос ти от кого;
• Следва ли да се набележат мерки за по-добро съхраняване и отчитане на имуществото;
• Трябва ли да се извърши промяна в процедурите и документите, чрез които в счетоводството се отчитат активите и пасивите;
експерт Павел Йончев
отговорина потребителя Miglena Trifonova
на 23 Юни. 2012
ОБЩИ ПРАВИЛА ЗА ИНВЕНТАРИЗАЦИИ В ПРЕДПРИЯТИЕТО
разработени на базата на УКАЗАНИЕ № 6 от 15.10.1996 г. на МФ, за прилагане на Националните счетоводни стандарти*
ОРГАНИЗАЦИЯ И ОСЪЩЕСТВЯВАНЕ НА ИНВЕНТАРИЗИРАНЕТО В ПРЕДПРИЯТИЕТО
Основните етапи на инвентаризация са:Подготовка на инвентаризацията, включваща определянето на:
а конкретните обекти, които ще се инвентаризират;
б вида на инвентаризацията частична или пълна и нейния обхват;
в състава на комисиите, които ще я извършат;
г сроковете за започването и завършването й.
Тези елементи от подготовката на инвентаризацията се отразяват в годишния план за инвентаризация на активите и пасивите. Такъв план е необходимо да се разработи в предприятието за отчетния период съобразно структурата и спецификата в дейността му, както и съобразно особеностите на отчетните обекти. Полезно е в плана да се разграничат броят и сроковете на текущите инвентаризации на конкретни отчетни обекти, изискващи периодично инвентаризиране напр. материални запаси, парични средства, движими ценности и др., от годишните инвентаризации.
За провеждането на инвентаризациите на активите и пасивите на предприятието ръководителят/собственикът назначава със заповед инвентаризационни комисии и определя техния състав. В работата на комисията при годишното инвентаризиране на активите и пасивите на предприятието може да участва и дипломираният експерт-счетоводител, който проверява и заверява счетоводния отчет на предприятието.
В предприятията, които прилагат двустранно счетоводно записване, е полезно ежегодно да бъдат назначавани:
Централна инвентаризационна комисия, която ръководи и контролира всички действия, свързани с инвентаризацията на активите и пасивите на предприятието;
Оперативни комисии за непосредственото извършване на конкретните действия и процедури, които се включват в инвентаризационния процес на активите и пасивите.
Като членове на Централната инвентаризационна комисия е целесъобразно да участват специалисти със счетоводна и друга икономическа квалификация, както и специалисти, запознати с прилагането на специфичните технологии при осъществяване конкретната дейност на предприятието, както и такива специалисти, които познават добре използваните в предприятието активи. Членовете на оперативните инвентаризационни комисии трябва да познават добре дейността на инвентаризирания обект.
В заповедта на ръководителя/собственика на предприятието се посочват видът и обхватът на инвентаризацията за съответния проверяван обект, като се конкретизира местонахождението му, и се определят датата и часът на започване на инвентаризацията, както и срокът за извършването й.
За изпълнение на нормативно определените изисквания е необходимо да се извърши значителна поредица от предварителни действия от страна на ръководството на предприятието с конкретното участие на главен счетоводител. Тези действия трябва да бъдат изпълнени преди изготвянето на годишния план за инвентаризациите за отчетния период, и се свеждат до:
а определяне на сроковете за започване и завършване на отделните видове инвентаризации, като се осигурят нормални условия за осъществяване на основната дейност едновременно с работата по инвентаризирането;
б определяне на най-подходящия момент за започване на планиранатекуща инвентаризация в предприятията, в които по различен повод се натрупват на склад големи количества материални запаси напр. зърнени храни, хранителни продукти, въглища, дърва за горене и др., съхранявани в насипно състояние, и на които инвентаризацията се прави чрез фактическо претегляне, измерване, преброяване и пр.;
в обезпечаване подреждането на материалните запаси в складовете погрупи, наименования, видове, размери, като към всяко наименование, вид и размер се прикрепва етикетът с подробни сведения, характеризиращи съответния вид материален запас;
г своевременно запознаване на всички членове на инвентаризационникомисии: с техниката на провеждането на инвентаризацията; с указания за случаите, в които се допускат компенсации на установени липси с излишъци; с реда на изследване и определяне на причинно-следствените връзки между тях; с критериите за определяне вината на съответните материалноотговорни или подотчетни лица; с реда за прилагане на нормите за естествените загуби от материални запаси при съхраняването и транспортирането им и пр.; с реда на съставяне и оформяне на съответните първични - счетоводни документи, с които се документират инвентаризацията и резултатите от нея;
д преди да започне конкретен вид инвентаризация на актив или на пасивна предприятието, трябва да бъде завършена обработката на всички данни от документите, свързани с прихода и с разхода на съответните обекти и своевременното им завеждане в складовата отчетност и в съответните аналитични и синтетични счетоводни сметки.
Практическото осъществяване на инвентаризацията на активите и пасивите в предприятието преминава последователно през:
а фактическа проверка чрез различни способи на натуралните истойностните параметри на конкретните обекти;
б съпоставяне на фактическата наличност в количествени и стойностниизмерители данните от проверката със счетоводната документална наличност на конкретните обекти;
в установяване на евентуални разлики - липси и/или излишъци, междуфактическата и документалната наличност на конкретните инвентаризирани обекти.
При практическата реализация на инвентаризацията е необходимо да се спазват както нормативно, така и вътрешно определените напр. вътрешни инструкции за инвентаризация на активите и пасивите в предприятието правила и принципи, осигуряващи нейната достоверност и законосъобразност. Такива са:
А. Фактическите проверки на наличностите от материални запаси трябва да стават само в присъствието на съответните материалноотговорни лица. Това общовалидно правило при инвентаризацията на материалните запаси се прилага и в случаите, когато материалноотговорното лице е възпрепятствано да присъства поради болест, злополука и други уважителни причини. Установяването на съответните наличности става в присъствието на негов пълномощник след представяне на нотариално заверено пълномощно. Когато материалноотговорното лице не се яви и не изпрати свой пълномощник при спазване на предвидения в чл. 36 от Закона за счетоводството ред, инвентаризацията може да се проведе на същото основание, но в присъствието на представител на местната община, който трябва предварително да се осигури от ръководството/собственика на предприятието.
Б. Преди всяка инвентаризация на отчетен обект съгласно т. 6 от НСС 3 *лицата с повереното им за опазване имущество на предприятието декларират дали до началото на съответната инвентаризация всички документи за прихода и разхода на подлежащите на инвентаризиране активи и пасиви са предадени в счетоводството, дали в тях не са останали непредадени или неотчетени такива документи и какви са данните за номера и датата на последните документи по прихода и по разхода за съответните обекти на инвентаризиране. При започването на инвентаризацията такава декларация се изисква от материалноотговорните или подотчетните лица относно собствеността на паричните средства, които се намират в местонахождението на съответния обект на инвентаризиране. Такива декларации се изискват и от лицата, на които са отпуснати подотчетни суми за придобиване на материални запаси или на които са издадени пълномощни за получаване на материални запаси.
В. Фактическата проверка на активите и пасивите на предприятието при тяхното инвентаризиране се осъществява чрез прилагането на различни способи и при изпълнението на определени процедури преброяване, претегляне, измерване и пр., осигуряващи постигането на обективна и достоверна информацията за техните количествени и стойностни параметри. Изборът на конкретен способ или процедура се определя от особеностите на инвентаризирания обект.
Г. Инвентаризацията на всички видове реално видими активи дълготрайни материални и нематериални активи, краткотрайни активи - материални запаси, парични средства и движими ценности се извършва съобразно местонахождението им и отговорните лица, на които са поверени за съхраняване.
За материалните запаси, чието аналитично счетоводно отчитане е организирано по местонахождение производствени помещения, търговски заведения, канцеларии и др. се допуска инвентаризиране чрез отмятане на инвентаризираните обекти в книгите за аналитично отчитане, като в отделен протокол се отбелязват само констатираните разлики. Този начин е допустим само в случаите, когато зачисляването на дълготрайни активи на материалноотговорните лица е ставало по списъци, данните от които са изравнени с аналитичната отчетност в счетоводството.
Д. Инвентаризацията на някои видове материални запаси, зачислени срещу разписки на персонала за продължително използване, може да се извършва по документация разписки и пр., намираща се при материалноотговорното лице, ако тези разписки са издадени през отчетния период. В този случай инвентаризационната комисия прави частични проверки по отделни разписки.
За материални активи, които по време на фактическата проверка са на път, на склад в други предприятия и на отговорно пазене, инвентаризацията се осъществява чрез съответните идентифициращи ги счетоводни документи.
Е. В библиотеките инвентаризацията на предадените книги за прочит може да се извършва по заемните бележки или по читателските карти, когато книгите са предадени през текущата година. Тази инвентаризация се различава от инвентаризация на самата библиотека, за която ке прилагат общите правила за инвентаризация.
Ж. По време на практическото осъществяване на инвентаризацията, когато се извършва установяване на фактическите наличности в натура, приемането и отпускането на активи, подлежащи на инвентаризация се прекратява. При необходимост ръководителят/собственикът, съгласувано със съответната комисия, може да разреши през времето на инвентаризацията да се приемат и отпускат материални запаси под контрола на инвентаризационната комисия. В тези случаи документите за счетоводното отчитане на постъпили или отпуснати материални запаси с разрешение на инвентаризационната комисия трябва да бъдат подписвани освен от съответното материалноотговорно лице и от член на съответната инвентаризационна комисия. Постъпилите материални запаси съобразно съдържанието на тези документи се отделят от комисията и не се включват в инвентаризационните описи като наличност, а отпуснатите такива се записват в съответните инвентаризационни описи като наличност.
З. Инвентаризирането на разчетните взаимоотношения може да се осъществи чрез фактическа проверка на всяко вземане и задължение съобразно неговата реална възвръщаемост събираемост. Практически тя се извършва чрез преглед на съответните счетоводни регистри, изпращане на писма с приложени към тях справки или извлечения от сметките на всички дебитори и кредитори - с искане да потвърдят съответните остатъци. Извлеченията с остатъците по аналитични счетоводни сметки и с писма-искания за потвърждаване на остатъците се изпращат от кредиторите на дебиторите или от дебиторите на кредиторите, които трябва или да потвърдят информацията за остатъците, или да съобщят възраженията си в определения срок в писмото на съответния кредитор/дебитор.
И. Инвентаризацията на привлечения капитал на предприятието, получен под формата на заеми, на финансирания и пр. се извършва чрез документална проверка по съответните счетоводни регистри, която включва уточняване на поетите задължения, сроковете и възможностите за уреждането им и пр.
Й. Собственият капитал на предприятието с неговите съставни части - основен и допълнителен капитал под формата на акции и дялове, резерви законови и допълнителни и финансов резултат, се инвентаризира въз основа на съответните идентифициращи го документи за регистрация и пререгистрация на капитала, за увеличения и за намаления на резервите, за разпределение на финансовия резултат от предходни години, вкл. покриване на загуби и пр..
К. Разходите и приходите за бъдещи периоди се инвентаризират документално. Установява се бъдещата стопанска изгода от разсрочените разходи от гледна точка на посочването им в годишния счетоводен баланс.
