Отчитане и данъчно третиране на разходите за винетки, такси за магистрали, паркинги, гориво и други подобни

Автор на анализа: експерт Евгени Рангелов. Анализът е част от книгата „Отраслово счетоводство – заплетени ситуации и техните решения“, където ще получите цели експертни анализи и готови решения на счетоводни и данъчни казуси от практиката в цели 4 области – туризъм, земеделие, транспорт и строителство! Вземете изданието тук >>
 
Транспортна дейност със собствен превоз из­вършват много предприятия, с цел да затворят кръга на доставките, които осъществяват с произведената от тях продукция. Ако добавим и пътническите превози, то потокът на транспортни средства ще нарастне извънредно много, ще бъде значително перо за документиране и отчитане от стопанската дейност на предприятието. Не бива да забравяме, че транспорт и спедиция се извършва не само на територията на страната, но и в чужбина.
Тогава, да се опитаме да си представим количествата документи, които предприятието трябва да събере от превозните средства и да обработи за отчитане. Освен товарителниците на превозните средства, всяко от тях ще представи в счетоводството значителен брой документи, с различна форма и наименование, на различен език съставени, за платени такси при осъществяване на транспорта: такси за преминаване на мостове и фериботи, такси за пътуване по магистрали, такси за паркинги, документи за закупени винетки в други страни, квитанции за измерване на тонажа, с и без товара, за дребни поправки и поддържане на автомобила и други подобни, характерни за съответната държава и автомобила.
Практиката ни е научила, че документите, които водачите предават на транспортни превозни средства за отчитане в счетоводството на предприятието, са най-различни по вид, съставени на различни езици и с много непълноти в реквизитите, за да бъдат приети безпроблемно за първични счетоводни документи и с тях да се отчете извършен разход. Така например, не винаги в съответния документ е написан номерът на автомобила (регистрационният номер). Не е ясно изписана услугата, за която е събрана такса, обяснителният текст е на чужд език и изисква превод, платената сума трябва да се преизчисли по курса на БНБ за деня, липсват други реквизити като дата, подпис, печат и пр., за платени такси у нас липсва фискален касов бон, а таксата е платена в брой и редица други липси и неточности.
 
Въпроси на документалната обоснованост
Основните въпроси в това отношение са следните:
- дали представените документи от водачите на автомобили, издадени в други страни, отговарят на изискванията за наличие на реквизити, които да осигуряват документалната обоснованост на документите;
- ако липсват документи (касови бонове при платено в брой) или реквизити на представените документи, как следва да се по­стъпва при отчитането, с цел признаване на разходите?
Съгласно чл. 3, ал. 3 от Закона за счетоводството (в новата му редакция, в сила от 2016-та година), предприятията осъществяват текущото счетоводно отчитане на основата на документална обоснованост на стопанските операции, факти, събития, като при това спазват изискванията за съставяне на счетоводните документи по реда на чл. 6 от закона.
Изискванията на Закона за счетоводството по отношение на реквизитите имат териториален обхват за страната ни и разпоредбите на закона са задължителни, когато съставител на документа е българско предприятие, респ. местно лице, но не и когато става въпрос за предприятия със седалище извън територията на страната.
Това обстоятелство, обаче, не отменя изискването за минимален брой реквизити на първичните счетоводни документи, които трябва да докажат ползването на съответния вид услуга, респ. такса за магистрала или преминаване на мост, за паркинг, за винетка и пр. Издаденият за тази цел документ, независимо дали е в страната или извън нея, трябва да съдържа достатъчно информация за:
- наименование и дата на документа;
- идентификация на фирмата, която го издава;
- предмет на услугата;
- количество, единична цена и обща стойност на услугата
Нашата нормативна уредба не конкретизира и не определя конкретен документ за даден вид услуга, но изисква документът да отразява вярно стопанската операция.
Съгласно чл. 6, ал. 5 от Закона за счетоводството (в сила от 2016 г.) документалната обоснованост е налице, когато в първичния счетоводен документ липсва част от изискуемата се по закона информация (реквизити), но за нея има други документи, които я удостоверяват. Това означава, че за липсващата информация в документа, издаден у нас или в чужбина, могат да се представят и докажат липсващите реквизити с други документи като например: пътни листове, доказващи, че превозното средство е преминало по даден път или преминало мост и пр.
 
Данъчни аспекти
За данъчни цели, съгласно чл. 10, ал. 1 от ЗКПО, счетоводният разход се признава, когато е документално доказан чрез първичен счетоводен документ, по смисъла на Закона за счетоводството, отразяващ вярно стопанската операция.
От тази норма на ЗКПО е видно, че той възприема напълно правилата на счетоводния закон относно документалната обоснованост на разходите. Дори нещо повече, в чл. 10, ал. 2, както и в чл. 6, ал. 5 от новия Закон за счетоводството, ЗКПО възприема постановката, че е налице документална обоснованост и когато дадена информация (отделни реквизити) в документа, който реквизит се изисква от счетоводния закон, но други документи могат да докажат и удостоверят липсващата информация.
За данъчни цели в ал. 3, 5 и 6 от чл. 10 на ЗКПО са включени специални постановки, при наличието на които също се признава документална обоснованост. Не ги коментираме подробно, тъй като те са известни от практиката (документът е издаден от лице, което не е предприятие; изисквания за документиране при пътуване с международен въздушен транспорт; признаване на представителни разходи и разходи за превоз, обложени с данък върху разходите).
За първичните счетоводни документи, които се съставят у нас, въпросите за документалната обоснованост са регулирани от Закона за счетоводството и ЗКПО (за данъчни цели), но за разходите, свързани с платени такси и разходи в чужбина при пътуване на български транспортни средства това не е решено конкретно и документите, издавани в други страни, не подлежат на контрол у нас, от нашата уредба и администрация.
Тези обстоятелства са дали повод на НАП с писмо 2-796 от 17.06.2013 г. да направи заключение, че „разходите, изплатени в чужбина, могат да бъдат признати за данъчни цели, независимо, че документите с които са отчетени не съдържат цялата изискуема информация по Закона за счетоводството“. Освен това НАП се съгласява, че някои документи (без всички реквизити) могат да се приемат за данъчни и счетоводни цели, ако са налице надлежно оформени: заповеди за командировки, пътни листове, пътни книжки, сключени договори с чуждестранни контрагенти, разменена кореспонденция, количества превозен товар и други документи, удостоверяващи участието на автомобила по конкретна дестинация за извършване на възложена работа на предприятието. При липса на друга информация, която да подкрепя реалното извършване на разходите, и ако липсват реквизити в отчетните документи, разходът няма да бъде документално обосно­ван за данъчни цели и ако е отчетен счетоводно, със съответната сума трябва да се увеличи финансовият резултат при преобразуването му по реда на чл. 26, т. 2 от ЗКПО.
 
Счетоводно отчитане
За документалната обоснованост от счетоводна гледна точка на представените в счетоводството документи ще се произнесе одиторската проверка или финансовия контрол.
Счетоводните разходи по третираната тема могат да се отчитат по следната примерна схема:
- при плащане на разхода:
Д-т с/ка 602 Разходи за външни услуги
К-т с/ка за разчети или парични средства
К-т с/ка 422 Подотчетни лица
- за разпределение на разходите по дейности:
Д-т с/ка 611 Разходи за основна дейност
анал. с/ка за дейност, цех, обект
Д-т с/ка 612 Разходи за спомагателни дейности
по анал. сметки на транспортни средства, ако са обособени на вътрешно стопанска сметка, или по бригади (бригадна вътрешно-стопанска сметка), респ. по обособени дей­ности;
Д-т с/ка 614 Административностопански разходи
за превозни средства на управлението
К-т с/ка 602 Разходи за външни услуги
Вече стана дума, че превозните средства на специализираните транспортни и спедиционни предприятия, както и на други предприятия с транспортен парк за свои нужди, превозните средства преминават през различни пътни съоръжения, като: гранични пунктове, мостове, фериботи и пр. и заплащат такси, които се документират с различни документи, които често са непопълнени из­пяло, това създава възможност за пропуски при документирането и нарушения от гледна точка на нормативните изисквания, които вече разгледахме. При това трябва да се има предвид новата разпоредба на чл. 9, т. 2 от Закона за счетоводството, в сила от 2016 г., която регламентира, че не се допуска отчитане на фиктивни или недостатъчно идентифицирани сделки, несъществуващи разходи, както и задължения с неточно отразяване на предмета, извършени с цел подкупване на длъжностно лице или прикриване на подкуп. Тази практика, за съжаление, е масова и се търси начин за „уреждане“ на разходите, вкл. и чрез коментираните видове разходи. Считаме, че това ново изискване не трябва да се пренебрегва и забравя.
 
В експертния анализ в книгата ще намерите и още съвети от Евгени Рангелов относно - документална обоснованост на разходите за гориво.
 
Източник: „Отраслово счетоводство – заплетени ситуации и техните решения“. Вижте изданието тук >>