Счетоводно отчитане на разчетите с подотчетни лица

Статията е част от експертното издание „Счетоводни аспекти на разчетите в бюджетните организации - вземания и задължения“, където доц. д-р Диана Ималова разглежда:
 
✦ Същност и класификация на разчетите
 
✦ Счетоводно отчитане на разчетите с доставчици
✦ Счетоводно отчитане на разчетите с клиенти
✦ Счетоводно отчитане на разчетите с персонала
✦ Счетоводно отчитане на разчетите със студенти и ученици
✦ Счетоводно отчитане на разчетите с подотчетни лица
✦ Счетоводно отчитане на разчетите по публични вземания и вземания от активирани гаранции, концесии, приватизация и участия
✦ Счетоводно отчитане на разчетите за данъци, осигурителни вноски и други операции между бюджетни организации
✦ Счетоводно отчитане на разчетите за временни безлихвени заеми и разчетите за постъпления и плащания между бюджетни организации
✦ Счетоводно отчитане на други разчети – за лихви, временни депозити, гаранции и други чужди средства, с други държави, с Европейския съюз и международни организации, други дебитори и кредитори
✦ Начисляване на провизии и корективи
 
Цялото съдържание на книгата можете да видите тук >>
 
А ето и продължението на конкретната статия за счетоводно отчитане на разчетите с подотчетни лица:
 
Разчетните взаимоотношения с подотчетни лица по своя характер са вземания. За счетоводното им отчитане в СБО са предвидени сметки от подгрупа 426 „Подотчетни лица“, синтетични сметки:
>> сметка 4261 „Вземания от подотчетни местни лица“
>> сметка 4262 „Вземания от подотчетни чуждестранни лица“
 
За целите на СБО, използваните термини „местни лица” и „чуждестранни лица”, при разграничаването на вземанията от подотчетни лица се припокриват с легалните дефиниции на тези понятия в § 1, т.т. 2 и 3 от Валутния закон.
 
Сметките от подгрупа 426 са активни от гледна точка на баланса. Дебитират се при предоставяне на парични средства на подотчетни лица, а се кредитират при отчитане на подотчетните лица за изразходваните парични средства. Аналитичното отчитане се организира по конкретни подотчетни лица. Сметките могат да имат само дебитно салдо, което ще показва стойностния размер на вземанията от подотчетни лица.
 
Във връзка със счетоводното отчитане на разчетите с подотчетни лица се съставят следните счетоводни статии:

-  за предоставения аванс на подотчетно лице:

Д-т с/ка 4261 „Вземания от подотчетни местни лица“ или
Д-т с/ка 4262 „Вземания от подотчетни чуждестранни лица“
                              К-т с/ка 5011 „Касови наличности в левове“ или
                              К-т с/ка 5012 „Касови наличности във валута“
              
Ведомствата и бюджетните организации могат да откриват сметки в местни банки за издаване на карти за безналично плащане на дневни и квартирни пари за командировки в чужбина като отчетността на разходваните валутни средства по условията на заповедта за командировка се извършва съгласно разпоредбите на Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина. За отчитане на предоставените на подотчетни лица карти за безналично плащане на дневни и квартирни пари за командировка в чужбина се съставя статията:

Д-т с/ка 4261 „Вземания от подотчетни местни лица“ или
Д-т с/ка 4262 „Вземания от подотчетни чуждестранни лица“
                              К-т с/ка 5014 „Текущи банкови сметки във валута“    
 
Съгласно т. 7.4.8 от ДДС № 20/2004 г. на МФ отпускането/ възстановяването на парични средства на подотчетни лица се отчита като паричен поток. Във връзка с това при предоставяне на аванси на подотчетни лица сумите се отчитат като разход по съответния разходен параграф и дейност от ЕБК.
разходен § 10-00 „Издръжка“ (от §§ 10-11 до 10-15, от §§ 10-51 до §§ 10-53 или
§§ 10-98); или
§ 52-00 „Придобиване на дълготрайни материални активи“ или
§ 53-00 „Придобиване на нематериални дълготрайни активи“/
§§ 95-11 „Наличност в касата в левове в края на периода“ (+) или
§§ 95-12 „Наличност в касата във валута в края на периода“ (+) или
§§ 95-08 „Наличност в левова равностойност по валутни сметки        в края на периода“ (+)
 
Когато конкретният вид разход не може еднозначно да се определи при отпускането на аванса, бюджетната организация може:
- или приблизително да разпредели предоставените средства по параграфите и кодовете на ЕБК за съответните плащания, които се очаква да бъдат извършени с тях;
- или да отнесе целия размер на авансово предоставените средства изцяло по един параграф.
 
След предоставянето на авансовия отчет или друг подобен документ изразходваната сума следва да се разпредели по коректните позиции на ЕБК, в случай че са налице съществени разлики с предварителното приблизително разпределение.
 
При отчитане на аванс срещу командировка при спазване изискванията на Наредбата за командировките в страната респ. Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина:

Д-т с/ка 6093 „Разходи за командировки в страната“ или
Д-т с/ка 6094 „Разходи за командировки в чужбина“
                              К-т с/ка 4261 „Вземания от подотчетни местни лица“ или
                              К-т с/ка 4262 „Вземания от подотчетни чуждестранни лица“
              
- за отчитане на закупените от подотчетното лице активи:

Д-т с/ки от гр. 20 „Дълготрайни материални активи“ или       
Д-т с/ки от гр. 21 „Нематериални дълготрайни активи“ или  
Д-т с/ки от гр. 30 „Материали, продукция, стоки“ или
Д-т с/ки от гр. 31 „Млади животни и животни за угояване“ или
Д-т с/ки от гр. 32 „Запаси на държавен резерв и изкупена продукция“
                              К-т с/ка 4261 „Вземания от подотчетни местни лица“ или
                              К-т с/ка 4262 „Вземания от подотчетни чуждестранни лица“
 
- при възстановяване на част или на целия размер на предоставения аванс:

Д-т с/ка 5011 „Касови наличности в левове“ или
Д-т с/ка 5012 „Касови наличности във валута“ или
Д-т с/ка 5014 „Текущи банкови сметки във валута“   
                              К-т с/ка 4261 „Вземания от подотчетни местни лица“ или
                              К-т с/ка 4262 „Вземания от подотчетни чуждестранни лица“
 
Възстановените от подотчетните лица суми от предоставени им аванси се отчитат по същия параграф, по който са отчетени паричните средства първоначално при предоставянето на аванса, но със знак „минус“, като при възстановяване на чуждестранна валута се прилага курсът за деня:

§§ 95-11 „Наличност в касата в левове в края на периода“ (-) или
§§ 95-12 „Наличност в касата във валута в края на периода“ (-) или
§§ 95-08 „Наличност в левова равностойност по валутни сметки в края
на периода“ (-)/ Разходни параграфи (-)
 
- при удържане от заплатата на суми за неотчетени аванси от подотчетно лице:

Д-т с/ка 4213 „Вземания от работници, служители и друг персонал - местни лица“ или
Д-т с/ка 4224 „Вземания от работници, служители и друг персонал – чуждестранни лица“
                              К-т с/ка 4261 „Вземания от подотчетни местни лица“ или
                              К-т с/ка 4262 „Вземания от подотчетни чуждестранни лица“
 
-  при отписване на вземания от подотчетни лица:

Д-т с/ка 6915 „Отписани други вземания (приходно-разходни позиции) от местни лица” или
Д-т с/ка 6917 „Отписани други вземания (приходно-разходни позиции) към чуждестранни лица”
                              К-т с/ка 4261 „Вземания от подотчетни местни лица“ или
                              К-т с/ка 4262 „Вземания от подотчетни чуждестранни лица“
 
С указания на МФ – ДДС 08/21.12.2018 г., т. 91 и ДДС № 06/23.12.2019 г., т. 84 е дадена възможност във връзка с отчитането на показателя „нови задължения за разходи“ при предоставяне на аванси на основание издадена заповед за командировка да се възприеме един от следните два подхода:

- подход, при който отчитането на реализацията на ангажимента и новите задължения за разходи да се извършва на стадия на предоставяне на аванса на служителя. В този случай при наличие на неусвоен аванс неусвоената сума следва да се сторнира от първоначално отчетената по съответните задбалансови сметки;
- подход, при който отчитането на поетите ангажименти и новите задължения за разходи при командировки за сметка на отпуснатия на служителя аванс за командировка да се извършва след отчитането на аванса.


Източник: „Счетоводни аспекти на разчетите в бюджетните организации - вземания и задължения“. Вижте изданието в печатен вариант тук >>, а също и в електронен - тук >>