Счетоводно отчитане на разходи за пътуване и престой на физически лица

 
Статията е част от експертното издание „Документиране и счетоводно отчитане на данъците: данъчен наръчник на счетоводителя“ от експерт Евгени Рангелов. Вземете го сега в комплект с още 2 безценни издания на данъчния наръчник от 2019 и 2020 г. с актуални промени и анализи. Вижте комплекта тук >>
 
За понятието "пътуване и престой" няма легално определение. Това понятие има по-широк смисъл от понятието „командировка”, но за данъчни цели е възприето разходите за пътуване и престой да се подчиняват на нормативните документи за командировките. В обхвата на понятието "пътуване и престой" попадат физическите лица, наети по трудови и извънтрудови правоотно¬шения, и разходите, извършвани от ЕТ.
 
Документиране - необходимо е предприятието да разполага с първични счетоводни документи, оформени по реда на чл. 6 от Закона за счетоводството, документите, които изискват отделните наредби за командироване и, евентуално, специфични документи, създадени и прилагани от предприятието. При спазване изискванията на чл. 10 от ЗКПО счетоводните документи за пътуване и престой са признати за данъчни цели.
 
На командированите лица се заплащат пътни, дневни и квар¬тирни по размери, предвидени в съответните наредби. Съгласно чл. 24, ал. 2, т. 5 от ЗДДФЛ в облагаемия доход на лицата не се включват доказаните документално пътни и квартирни пари, както и дневните пари, но не повече от двукратния размер, установен с нормативен акт за тази цел (2 х 20 = 40 лв. максимум). 
 
Съгласно чл. 1, ал. 7, т. 1 от Наредбата за елементите на възнагражденията, не се дължат осигурителни вноски върху пътните, квар¬тирните и дневните пари.
 
Счетоводното отчитане на разходи за пътуване и престой/ командировки, може да се представи със следната примерна схема:
- за предоставен аванс:
Д-т с/ка 422 Подотчетни лица
К-т с/ка 501 Каса в левове
(въз основа на заповед за командировка)
- при отчитане на командировката (с авансов отчет) и ут¬върждаване от ръководителя:
Д-т с/ка 609 Други разходи
К-т с/ка 422 Подотчетни лица
К-т с/ка 501 Каса в левове
(ако има доплащане)
- ако командировката не се отчете в предвидения срок:
Д-т с/ка 421 Персонал
анал. сметка на лицето
К-т с/ка 422 Подотчетни лица
 
ВНИМАНИЕ!!! Ако са отчетени счетоводни разходи за пътуване и престой/ командировки, за които не са спазени разпоредбите на чл. 33 или на някоя от наредбите за командировки, разходите се тре¬тират като несвързани с дейността и се посочват в увеличение по чл. 26, т. 1 от ЗКПО или по чл. 26, т. 11 като скрито разпределение на печалбата, ако се отнасят за съдружници, акционери и свързани с тях лица, а ако не са документално обосновани - по т. 2 на чл. 26.
 
Не се признават за данъчни цели счетоводните разходи за пътуване и престой съгласно чл. 33, ал. 2 на акционери или съдружници, когато те извършват пътуването или престоя в качеството си на акционери или съдружници (примерно, пътуване по повод общото съ¬брание на предприятието), както и съдружници/ акционери, които ня¬мат никакво правоотношение с предприятието.
 
ВНИМАНИЕ!! Като нарушение на изискването на чл. 33 разходите за пътуване и престой да са свързани с дейността се счита включването в разходите на суми с развлекателен характер (екскурзоводска програма, чиито разходи не са определени отделно). По казуса виж Решение на ВАС № 13227/ 03.12.2008 г.
 
Във връзка с критерия за наличие на правоотношение трябва да се разбира наличието на трудов или граждански договор, или до¬говор за управление и контрол. Следователно лицата, изпълняващи управленски функции в ООД и ЕООД, за да се признаят командировъч¬ните им пари, трябва не само да са вписани в Търговския реги¬стър като управители, но и да имат сключени писмени договори за управление по реда на чл. 141, ал. 7 от Търговския закон. Освен това следва да се има предвид писмо № 5_349 от 03.07.2008 г. на НАП.
 
Това изискване трябва да е спазено, и когато управител е собственик, съдружник или чуждестранно лице.
 
Разходите за пътуване и престой по чл. 5, ал. 1 от Наредбата за командировките в страната ще се признаят за данъчни цели по отношение на лице от друго предприятие само ако между него и ръководителите на двете предприятия има писмено съгласие. За слу¬чая не е необходимо да има граждански договор с лицето (виж писмо № 24-34-54 от 16.04.2009 г. на НАП).
 
Не се признават за данъчни цели разходите за пътуване и престой на чуждестранни специалисти, които изпълняват дейност по договорни отношения на чуждестранно юридическо лице с наше пред¬приятие. В такива случаи разходите са "несвързани с дейността" (чл. 26, т. 1), представителни разходи (чл. 204), част от облагането с данък при източника (виж писмо № 24-28-333 от 02.07.2004 г. на НАП).
 
Само ще отбележим, че с промяната на Кодекса на труда в чл. 121а е включена нова разпоредба относно реда за командиро¬ване/ изпращане на работници в държава членка на ЕС. Темата е обширна и изисква специално третиране.
 
Накрая ще добавим тълкувания на НАП за командировките: писмо № 3_3347/ 11.07.2008 г. (командировка на съдружник), № 24-34-589 от 19.02.2008 г. (командировка в чужбина), писмо № 24-32-118 от 19.02.2008 г. (с личен автомобил).
 
Източник: „Документиране и счетоводно отчитане на данъците: данъчен наръчник на счетоводителя“. Вижте го тук >>